わかりやすい資料を作成する3ステップ

[記事公開日]2018年1月2日

資料を作り始める際に、まずは何をしますか?枚数が少ない場合、例えば、1~2枚の資料であれば、特に方法などは考えずに、作成することができるでしょう。しかし、ページ数が多くなるにつれ、ルールに従って作成しないと、手戻りが発生したり、言いたいことが伝わらない資料になったりする場合があります。

今回ご紹介する資料作成の3ステップは、以下の通りです。

  1. 資料の構成を考える
  2. 各ページのタイトルを考える
  3. 各ページの内容を考える

この3ステップについて、具体的な資料の作り方をご紹介しますが、この資料作成の3ステップに入る前の大前提があります。それは、作ろうとしている資料において、「何を伝えたいか」を自分の中で明確にすることです。つまりは、資料作成の目的を決めるということです。

目的のない資料はわかりづらいだけでなく、そもそも作成の際に、回り道をし兼ねません。資料作成の前に、まずは、自分の考えを整理し、その資料で何を伝えたいかを明確にしましょう。

1. 資料の構成を考える

ここでは、「女性向けイベント・講座を開催するためのブログの書き方を伝える」ことを目的とした資料作りを例にしてご説明します。

目的を達成できれば、資料の構成は、どんなものでもいいのですが、

  • 起承転結
  • ホップ、ステップ、ジャンプ
  • 序論、本論、結論

など、ベースとなる枠組みを知っていると、資料の構成を組み立てやすいのです。

では、具体的に「女性向けイベント・講座を開催するためのブログの書き方を伝える」ための資料の構成を考えていきます。ここでは、「起承転結」で考えることにします。

起:第1章 わかりやすいブログを書く必要性を伝える
承:第2章 わかりやすいブログを書くための要素を挙げる
転:第3章 継続して読んでもらうためには、おしゃれさが必要なことを伝える
結:第4章 わかりやすいブログを書くためには、読み返して確認する「他人の目」が必要であることを伝える

この資料で伝えたいことは、「女性向けイベント・講座を開催するためのブログの書き方」です。そのため、起承転結の流れに則りながら、「起」「承」「転」「結」それぞれにおいて、「目的」を達成するための内容になっています。

具体的には、

起→そもそも、どうしてブログを書く必要があるのか。その理由。
承→わかりやすいブログとは何か。わかりやすいブログの定義。
転→わかりやすいだけではダメ。女性に継続して読んでもらうための追加の要素。
結→結局、どういうことを言いたいのか。結論。

というように「起」「承」「転」「結」のそれぞれにおいて、「女性向けイベント・講座を開催するためのブログの書き方」を伝える内容にしました。

資料の構成を決めることは、家の土台を作ることと同じで、土台がフワフワした状態で、先に進むことはできません。ただし、この時点で、詳細な内容を考える必要はないのです。あくまで、資料を作成するための目的を決め、それに従って大まかな構成を考えます。

2. 各ページのタイトルを考える

次に、「起」「承」「転」「結」のそれぞれを更に深堀します。ここでは、「起」「承」「転」「結」それぞれを「章」と捉え、章を深堀して、各ページのタイトルまで考えていきます。

各章の内容は決まりましたので、ここでは各章の中で何ページ使って話を進めていくか検討します。その際に、タイトルも決めていきます。この作業によって、完全に資料の構成が決まります。つまり、「起」「承」「転」「結」は資料の大きな構成を決めることで、各ページで書く内容を決めることは詳細な構成を決めることにあたります。よって、これ以降に、構成を変えることはしません。

逆にいうと、構成を修正する最後のタイミングでもあります。各ページの内容を考えたら、「起」「承」「転」「結」にあたる大きな構成を修正した方がよいことに気づく場合もあります。繰り返しになりますが、このタイミングが資料構成を修正する最後のタイミングになります。これ以降で構成を修正すると、大きな手戻りが発生する可能性が高いため、「修正すべき」と判断した場合は、臆せず構成を修正しましょう。

さて、「女性向けイベント・講座を開催するためのブログの書き方を伝える」資料の各ページのタイトルを以下のように決めました。

起:1.イベント・講座を始めるためには、自分を知ってもらうことが大切
1-1.自分を信頼してもらう
1-2.サービスを知ってもらう
承:2.わかりやすいブログには、いくつかの要素がある
2-1.章立てを明確に書く
2-2.文章は短く書く
2-3.改行をうまく使う
2-4.色付け、太文字のルールを決める
2-5.箇条書きを使う
転:3.女性に見てもらうには、おしゃれさも必要
3-1.おしゃれな色使い
3-2.商用OKおしゃれな写真配布サイト
3-3.女性が読みたいコンテンツ
結:4.わかりやすいブログを書くためには、「他の人の目」で確認をする
4-1.時間をおいてから自分で読む
4-2.他の人に意見をもらう

タイトルを決めるということは、各ページにおいて、書く内容を決めるということです。各ページで書く内容を決める際のポイントは、各章で伝えるべきことをすべて挙げるということです。その際には、対象の「章」だけを考えるようにし、すべてのページを挙げ切ったところで、全体の流れに問題はないかについて考えましょう。すべての章について考えながら。各ページのことを考えると、考えを定めることができません。「章」の内容を決める→各ページの内容を決めるというように順番を守り、少しずつブレイクダウンしていくことで、資料の網羅性と論理性を保ちましょう。

これで、資料構成と各ページに書く内容が決まったので、あとは資料の中身を考えるのみとなります。

3. 各ページの内容を考える

次に、各ページのタイトルに従って、書く内容を考えていきます。書く内容を考える際は、急に、PowerPointを使って書き出すということはしません。まずは、ノートに概要を書き出します。この時、どの部分に何を書くというレベルで記載をし、ノートに一言一句を書く必要はありません。これは、各ページに記載する項目とその構成を、PowerPointで推敲すると、手戻りが発生するためです。そのような大まかな記載内容に関する推敲は、紙面上でイメージを持つことが必要です。

紙面上で大体書く内容が決まったら、PowerPointで作成し始めます。各ページには、構成を決める際に決めたそれぞれの目的があるので、その目的を意識して、詳細の内容を書いていきます。

最後に、前後のページの繋がりには注意する必要があります。全体を通して、本当に言いたいことが伝わっているか確認をします。資料を作成している本人は、書いている内容について詳しいために、詳しくない人に対してわかりづらい表現をしている場合があるのです。そのようなことを避けるために、時間をおいてから、書いたものを読み返したり、他の人に読んでもらって意見をもらったりすることは、とても有意義です。

 

 
1~2ページの資料を作成する際は、改めて目的を考えたり、構成を決めたりしなくても、それなりに作成できてしまうこともあります。しかし、枚数が増えると、目的・構成を決めることは必須です。今回の3ステップを使って、是非、目的が明確なわかりやすい資料を作成してみてください。